Как подобрать конференц-зал и что нужно учесть в первую очередь?

Престиж любой конференции, тренинга, бизнес-форума и другого мероприятия во многом зависит от места его проведения. И если участникам придется ютиться в тесноте, сидеть в духоте, искать туалеты или не иметь возможности нормально перекусить, то даже самые лучшие ораторы и познавательные лекции не в состоянии спасти от провала. Поэтому всех, у кого нет опыта организации подобных мероприятий, интересует вопрос: как подобрать конференц-зал? Для этого придется учесть много различных нюансов здесь.

На что обратить внимание при выборе соответствующего конференц-зала?

Чтобы сэкономить время при выборе аренды зала для конференций, нужно начинать с составления списка основных требований, которым должен отвечать не только помещения, но и заведение в целом. Они таковы:

— местоположение: если мероприятие приедут участники из других городов, то нужно выбрать такое место, чтобы им не пришлось долго добираться. Или же придется позаботиться о дополнительном трансфер, учитывая загруженность транспортных развязок;
— размер конференц-зала: здесь нужно не только сопоставить количество участников и вместимость зала, но и продумать другие детали. Например, есть отдельное помещение для кофе-брейка или или столы со всем необходимым будут расположены в самом зале. Возможно, понадобится дополнительное место для организации выставки, демонстрации товаров или услуг;
— оснащенность конференц-зала: наличие современной техники делает проведение мероприятий более содержательным и информативным. Возможно, вам потребуются телевизор с большим экраном, интерактивная или мультимедийная доска, микрофоны (желательно дистанционные), дополнительные источники питания и др. Не забудьте протестировать интернет-соединения, иначе плохая связь может испортить все планы, особенно если запланирована онлайн-трансляция;
— удобства: как правило, проведение многих мероприятий занимает несколько часов, а то и дней. Нужно позаботиться о том, чтобы участники чувствовали себя комфортно. При подборе конференц-зала проверьте исправность систем кондиционирования, наличие достаточного количества источников тепла (в холодное время года), возможность изменения интенсивности освещения. Также в достаточном количестве должны быть опрятны туалеты со всеми необходимыми предметами гигиены, раздевалки, комнаты для курения и др .;

— организация питания: в некоторых случаях будет достаточно кофе-брейка, а если мероприятие занимает весь день или несколько, то придется должным образом позаботиться об организации питания. Самый простой вариант — аренда зала в гостинично-ресторанном комплексе (так вы заодно в случае необходимости иметь возможность разместить участников). Также можно прибегнуть к услугам кейтеринговых компаний или расположенных рядом кафе;
— бюджет: планируя аренду конференц-зала, уточните, что в нее входит. Отличная возможность сэкономить — подобрать помещение не в центре города, а на его окраинах. Вы можете получить высококлассный сервис за вполне доступную стоимость.